在市場多變的情況下,許多企業為了保持競爭力,開展變革以適應環境的變化。這些企業試圖結合多年的經驗和新知識,並塑造新的企業文化,以實現永續經營的目標。轉型已成為許多領導者急迫面臨的挑戰,但變革卻並非易事,其中的困難與障礙都在考驗著領導者的能力與決心。
在我多次經歷轉型後,公司取得了良好的成績,建立了自有品牌並在歐洲獲得了領先地位,同時也獲得了更多合作機會。隨著公司的成長,團隊規模也擴大了,但我們發現跨部門的協作需要更多的精力和時間。此外,2020年的疫情帶來了一些突發狀況,如欠櫃欠料等,每天都會出現新的問題等著我去解決。在這樣的情況下,我也意識到決策時間變得更短,品質也下降,這對公司的長期發展並不健康。
當我第一次接觸到《OGSM打造高敏捷團隊》這本書時,就立即被他的管理辦法深深吸引。我毫不猶豫地與敏敏老師的團隊聯繫,希望能提高我所在公司的協作效率,同時加強員工培訓和留用。通過導讀書籍、舉辦策略營以及後續的溝通,大約花了四個月的時間,我們成功地將OGSM表格,使用在月會和週會工具中。
事實上,要學會OGSM工具並不困難,但導入的過程也並非一帆風順,OGSM難在必須將每個字母串連起來,並且要有邏輯性且合理解釋。接下來,我將與大家分享在面臨這些困難時我是如何處理的,並提供一些實用的解決方案和策略。
在改革推進的三個階段中,我列出了主要遇到障礙,分別是
◆初期:員工觀望心態
在策略營的時候,儘管大家對於OGSM都很有興趣,也很期待,不過一回到工作崗位,大家的事情還是一樣多,一樣忙,這讓許多人開始擔心,新的政策會不會讓自己工作壓力更大,心態也逐漸變得被動。
我跟大家一樣,早上也有日常的工作要忙,為了帶領持續的動力,所以我通常在下班時間專注於修改OGSM表格。這段時間讓我能夠更清晰地思考,列出表格中存在的問題,並將其發送給各部門,以確保他們能在隔天繼續進行。雖然最初改表表格花了很長時間,不過我發現改到第三次之後,會越改越快,看問題會越看越準。這樣的方式,也會讓團隊跟的比較緊。
在這過程中,我也會鼓勵員工表達自己的想法,並耐心聆聽他們的意見,給予回饋。同時,當團隊成員遇到問題時,提供即時協助也是十分重要的。這種關懷和支持可以讓團隊成員感到被重視,並激勵他們克服困難,繼續朝著目標邁進。
◆中期:本位主義障礙
在OGSM檢討討論中,雖然工具是新的,但員工還是習慣用過往的模式溝通,會議變成批判大會,互踢皮球。
而這些一階幹部未來也需要獨自與部屬或其他單位開會,需要先提升開會的技巧。為了克服這個障礙,我重新設計了開會流程,並且將每次OGSM會議視為教育訓練的機會。
- 授予各單位發言權 確保每個人有足夠的時間表達自己得的想法,以促進大家深入的了解。
- 引入開放式討論 一開始大家不知道要問什麼問題,我使用OGSM問題表格,要求每個人都提出問題,以避免討論過於發散,使團隊聚焦在一個重要議題上。
- 鼓勵練習反問技巧 我認為教練式引導是OGSM中必備的技能之一。一開始,他們的反問可能比較直接,令人感到不舒服,但作為主管,這是一個必要的能力,需要刻意練習。
- 強化團隊精神 最後,我結合團隊意見做出總結,給予回饋。如果某個單位落後,我會邀請有意願的人提供協助,以建立更強的團隊精神。
透過這些改進,團隊氣氛逐漸改變,成為一個員工願意說,說了有人願意聽的的溝通文化。這種開放的溝通環境促進了團隊成員之間的相互理解和支持,同時也增強了團隊的凝聚力和合作精神。
◆後期:學習程度不一
OGSM是很透明的工具,很快的,我就發現團隊成員的學習程度不同。為了確保每位成員有效應用OGSM,我會依照每個人的能力與意願,採用個別化的應對處理方式。
對於能力高且意願高的成員,我會特別關注並提供相應的培訓和資源。鼓勵他們成為種子教練,在團隊中擔任激勵和引導的角色,並分享他們的知識和經驗。讓他們的影響力擴散到整個團隊,同時也建立更強大的內部專業能力,推動組織向更高層次發展。
對於學習上有困難或意願較低的成員,我會耐心地與他們溝通,了解他們所面臨的挑戰和需求。並提供相應的支持和解決方案,幫助他們克服困難。
透過漸進式的提升個人能力,由小團隊到全體能力,提升整個團隊的協作和效能。而且,每位成員都有機會成為組織中的重要推動者,帶來更積極的工作氛圍和更優秀的團隊成果。
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